Die meisten Airbnb-Vermieter in Österreich erfahren vom Meldegesetz auf die gleiche Weise: ein Gast fragt „Brauchst du meinen Reisepass?" und der Vermieter weiß keine klare Antwort, oder ein städtischer Mitarbeiter erwähnt beiläufig, dass eigentlich ein Gästeblatt geführt werden müsste — und der Vermieter merkt, dass er nie eines hatte. Die Regeln sind im Gesetzestext eindeutig, werden aber von den Plattformen selbst uneinheitlich erklärt, und die Konsequenzen einer Nichterfüllung tauchen meist erst bei einer Prüfung auf. Dies ist die praktische Anleitung, die ich gerne gehabt hätte, als ich angefangen habe.
Disclaimer. Ich bin Vermieter in Wien und Software-Gründer, kein Anwalt. Das Meldegesetz ist österreichisches Bundesrecht (Bundesgesetz), administriert örtlich von der jeweiligen Meldebehörde und — in Wien — teilweise von der Stadt digitalisiert. Dieser Artikel ist allgemeine Orientierung für Vermieter von Kurzzeitvermietungen. Für eine verbindliche Auskunft im Einzelfall sprich mit einem österreichischen Steuerberater oder Anwalt, oder wende dich an deine örtliche Meldebehörde.
Was das Meldegesetz ist und welcher Paragraph für Vermieter gilt
Das Meldegesetz 1991 ist das österreichische Bundesgesetz zur Wohnsitz-Anmeldung. Der größte Teil regelt die alltägliche Hauptwohnsitz- und Nebenwohnsitz-Meldung, die jeder Bewohner Österreichs am Meldeamt erledigt. Für Vermieter von Kurzzeitvermietungen ist §5 relevant: dieser Paragraph etabliert die Pflicht zur Führung eines Gästeverzeichnisses für „Beherbergungsbetriebe" — und §6 spezifiziert, was genau erfasst werden muss.
Der entscheidende Punkt, den die meisten Vermieter übersehen: §5 gilt für jede entgeltliche Beherbergung, nicht nur für Hotels. Wer Geld für eine Übernachtung in Österreich nimmt — Airbnb, Booking.com, Direktbuchung, das Gästezimmer — betreibt für die Zwecke dieses Gesetzes einen Beherbergungsbetrieb. Es gibt keine Plattform-Befreiung und keine Größenschwelle. Eine Wohnung zählt.
Welche Daten du für jeden Gast erfassen musst
§6 listet die Datenfelder auf. Für jeden gemeldeten Gast musst du erfassen:
- Vor- und Nachname wie auf dem Ausweisdokument.
- Geburtsdatum.
- Staatsangehörigkeit.
- Art und Nummer des Ausweisdokuments (Reisepass, Personalausweis, oder — für Nicht-EU-Minderjährige mit einem Elternteil — das Elternteil-Dokument mit Verweis darauf).
- Anschrift der Beherbergung — die Adresse deiner Wohnung.
- Datum der An- und Abreise.
- Wohnsitz-Adresse des Gastes im Heimatland.
- Unterschrift des Gastes. Hier verwirrt sich oft mit den Plattformen: die Unterschrift auf dem Gästeblatt ist gesetzlich vorgeschrieben als Bestätigung der Datenrichtigkeit. Online-Check-in-Formulare lösen das mit einer elektronischen Signatur; Papier-Meldezettel mit physischer Unterschrift.
Die Daten müssen bei der Anreise erfasst werden, nicht im Nachhinein. In der Praxis heißt das: Vermieter mit Online-Check-in füllen das Formular vor der Anreise aus; Vermieter mit Papier erledigen es bei der Schlüsselübergabe.
Wer wird angemeldet: jeder zahlende Gast, mit einer praktischen Ausnahme
Jeder zahlende Übernachtungsgast wird erfasst. Es gibt keine Ausnahme für kurze Aufenthalte, Stammgäste oder Niedrigpreis-Buchungen. Die einzige praktische Ausnahme: bei Kindern unter 15, die mit einem Elternteil reisen, das das Gästeblatt unterschreibt, wird das Kind als Mitreisender im Eintrag des Elternteils geführt — nicht als separate Anmeldung.
Der „24-Stunden-Mythos" ist eine Klärung wert. Es gibt keine Regel, die die Meldung erlässt, wenn der Aufenthalt „weniger als 24 Stunden" dauert. Jede entgeltliche Übernachtung ist meldepflichtig. Der Mythos kommt aus Verwechslungen mit Tag-Nutzungs-Regeln in benachbarten Branchen (Spa-Besuche, Konferenzräume), die nicht §5-Territorium sind.
Wie die Aufbewahrung funktioniert
Das Gästeverzeichnis muss sieben Jahre ab Ende des Kalenderjahrs der Anmeldung aufbewahrt werden. Ein Gast, der im Februar 2026 übernachtet hat, muss in seinen Daten bis zum 31. Dezember 2033 abrufbar sein. Das deckt sich mit den allgemeinen Aufbewahrungsfristen der Bundesabgabenordnung — die Stadt prüft dieselben Daten, die auch das Finanzamt prüfen würde.
„Abrufbar" ist wichtig. Wenn du Papier-Meldezettel in einem Ordner aufbewahrst, muss dieser Ordner bei einer Prüfung von einer Meldebehörde durchsuchbar sein. Wenn du digital speicherst, muss die Datei auf Anfrage als PDF oder Ausdruck verfügbar sein. Ein gesperrter Cloud-Account, der die einzige Kopie der Daten enthält, ist keine compliante Aufbewahrung — die Daten müssen für die gesamten sieben Jahre unter deiner Kontrolle bleiben, auch wenn du in der Zwischenzeit aufgehört hast zu vermieten.
Wiens digitaler Meldezettel — wie er konkret funktioniert
Wien implementiert §5 über einen digitalen Workflow, der für Vermieter erheblich praktikabler ist als die Papier-Variante. Die Stadt erlaubt Vermietern, die Gästedaten über ein Online-Formular vor der Anreise einzuholen. Das Formular erfasst alle §6-Felder plus eine Unterschrift, und der Vermieter behält den daraus entstehenden Datensatz (typischerweise als PDF zur jeweiligen Buchung) für die siebenjährige Aufbewahrung. Der Vermieter übermittelt die Datei nicht automatisch an die Stadt — die Daten bleiben beim Vermieter, bis sie angefordert werden.
Das ist etwas anderes als die konzeptionell ähnliche VIETour-Nächtigungsmeldung, die eine separate monatliche Berichtspflicht über Übernachtungszahlen ist (in einem späteren Leitfaden behandelt). Die §5-Datensätze und die VIETour-Zählung sind beide erforderlich und dienen unterschiedlichen Zwecken: §5 sind Pro-Gast-Identitätsdaten beim Vermieter, VIETour ist aggregierte Übernachtungsstatistik an die Stadt. Vermieter, die das verwechseln, melden entweder zu viel (sie senden alle Gästedaten an VIETour, das diese nicht anfordert) oder zu wenig (sie nehmen an, eine VIETour-Meldung ersetze die §5-Datensätze, was nicht stimmt).
Wie eine Durchsetzung in der Praxis aussieht
Die Durchsetzung erfolgt uneinheitlich. Die meisten Vermieter bleiben jahrelang ungeprüft. Wenn Prüfungen stattfinden, sind sie typischerweise ausgelöst durch:
- Eine Beschwerde von Gast, Nachbar oder Hausverwaltung über eine konkrete Wohnung. Die Meldebehörde prüft dann die Datensätze für diese Adresse.
- Eine Ortstaxe-Prüfung der MA 6, die zu einer Compliance-Überprüfung der zugehörigen Pflichten eskaliert.
- Routinemäßige Sweeps, koordiniert zwischen Stadt, Polizei (für ausländische Aufenthalte über das Visum hinaus) und Finanzbehörden — diese sind seit 2023 häufiger geworden, da Wien die Durchsetzung bei Kurzzeitvermietungen breit verschärft hat.
Die Strafe für Nichterfüllung ist administrativ. Fehlende oder gefälschte Datensätze nach §5 werden mit Geldstrafen bis zu 726 € pro Verstoß nach §22 Meldegesetz geahndet. In der Praxis liegen Erststrafen für kleine Vermieter im niedrigen dreistelligen Bereich plus einer schriftlichen Aufforderung, die Datensätze innerhalb einer Frist in Compliance zu bringen. Wiederholte oder vorsätzliche Nichterfüllung kann eskalieren, und in Verbindung mit parallelen Verstößen (Ortstaxe-Unterzahlung, nicht erklärte Mieteinkünfte) wird die kumulative Belastung relevant.
Die fünf häufigsten Fehler in der Praxis
1. Anmeldung bei Ein-Nacht-Aufenthalten überspringen. Häufigster Fehler. Jede entgeltliche Übernachtung ist meldepflichtig; es gibt keine Mindestaufenthalts-Befreiung.
2. Nur den Lead-Buchenden eintragen. Wenn drei Gäste auf der Buchung stehen, müssen alle drei im Gästeverzeichnis sein (Kinder unter 15 können wie oben beschrieben mit dem Elternteil-Eintrag ko-eingetragen werden). Buchungsplattformen zeigen meist nur den Lead-Gast — die übrigen Namen sammelt der Vermieter aktiv ein, typischerweise über dasselbe Online-Formular, das auch die Lead-Gast-Daten erfasst.
3. Airbnbs „verifizierte Identität" als Ersatz behandeln. Airbnbs Identitätsverifizierung ist eine Plattform-Sicherheitsfunktion. Sie erfüllt nicht die Anforderung von §6, dass du Dokumentart, Dokumentnummer, Staatsangehörigkeit und Wohnsitzadresse besitzt. Airbnb übermittelt diese Felder nicht an die Vermieter. Der §5-Datensatz ist deine Aufgabe, ihn direkt zu erheben.
4. Datensätze löschen, wenn ein Gast den Datenschutz reklamiert. Vermieter löschen manchmal die Anmeldung eines Gastes nach einer Beschwerde, in der Annahme die DSGVO würde das Meldegesetz überschreiben. Tut sie nicht. Das Meldegesetz ist eine spezifische Rechtspflicht nach Artikel 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung — was bedeutet, dass der Vermieter eine rechtmäßige Grundlage hat, die Daten für die volle Sieben-Jahres-Frist trotz eines Löschantrags des Betroffenen zu behalten. Der richtige Weg ist, dem Gast mitzuteilen, dass die Aufbewahrung gesetzlich vorgeschrieben ist.
5. Datensätze nur in der Buchungsplattform speichern. Wenn dein einziger Datensatz eines Gastes von 2024 in deinem Airbnb-Nachrichten-Thread liegt, hast du kein compliantes Gästeverzeichnis. Plattformen können Konten sperren oder schließen; die Sieben-Jahres-Pflicht bleibt trotzdem bestehen. Datensätze sollten unabhängig gespeichert werden — typischerweise als PDFs in deinem eigenen Ablagesystem oder einer Property-Management-Software.
Papier oder digital — was wählen?
Für einen Vermieter mit ein bis zwei Wohnungen funktionieren Papier-Meldezettel: vorgedruckte Kopien, dem Gast beim Check-in geben, signierte Kopien in einem Ordner ablegen. Die Nachteile sind offensichtlich — Gäste vergessen, Unterschriften werden unleserlich, der Ordner wächst, und über die siebenjährige Frist sammelt sich eine signifikante Ablage-Last.
Bei drei oder mehr Wohnungen wechselt fast jeder Vermieter, den ich kenne, zu einem digitalen Workflow: ein Online-Formular vor der Anreise, elektronische Unterschrift, automatische PDF-Erstellung, automatische Speicherung. Die Datenfelder sind identisch zum Papier-Meldezettel — der Workflow ist nur zuverlässiger für beide Seiten. Mehrere österreichische Property-Management-Plattformen und Check-in-Tools (auch das, an dem ich arbeite) erledigen das Ende-zu-Ende — die Pflicht erfordert aber keine bestimmte Software; ein gut gepflegtes Google-Forms-Setup mit disziplinierter PDF-Archivierung ist rechtlich auch ausreichend.
Was bei Gästen ist, die nicht anreisen
Wenn ein Gast eine Buchung bezahlt, aber nicht erscheint, entsteht keine §5-Pflicht — es gibt keinen „Aufenthalt", den man melden müsste. Wenn er anreist, aber früher abreist als gebucht, spiegelt die Anmeldung die tatsächlichen An- und Abreisetage wider. Wenn er später anreist als gebucht, dasselbe — tatsächliche Daten, nicht Buchungsdaten. Das Gästeverzeichnis sollte die Realität abbilden, nicht die ursprüngliche Reservierung.
Zusammenfassung
Das Meldegesetz §5 ist eine jener Pflichten, bei denen die Compliance-Kosten gering sind und die Nichterfüllungs-Kosten mit der Zeit steigen. Ein zuverlässiger digitaler Workflow braucht etwa 30 Sekunden pro Gast im Maßstab; ein Ordner mit Papier-Meldezetteln einige Minuten. Die siebenjährige Aufbewahrung verlangt Disziplin, kein echtes Geld. Die Strafe pro versäumter Anmeldung ist klein, summiert sich aber — und sie taucht meist genau dann auf, wenn man sie am wenigsten gebrauchen kann: während einer Ortstaxe-Prüfung, nach einer Hausbeschwerde, oder wenn die örtliche Meldebehörde beschließt, einen Sweep über Kurzzeitvermietungen in deiner Straße zu machen.
Wer in Österreich seit einer Weile vermietet und kein klares Gästeverzeichnis hat, der sicherste Weg ist: jetzt anfangen und nicht über die Vergangenheit panisch werden. Beginne, jeden neuen Gast nach §6-Standard zu erfassen, behalte die Disziplin bei, und falls eine Meldebehörden-Anfrage auftaucht, kannst du glaubhaft demonstrieren, dass das System ab jetzt funktioniert. Ältere Lücken werden meist mit Verwaltungsstrafen gelöst statt mit ernsteren Eskalationen — aber ein sauberer Datensatz ab jetzt ist der beste Beweis, dass die Lücken nicht vorsätzlich waren.
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Quellen und weiterführende Lektüre: Meldegesetz 1991 (österreichisches Bundesrecht) §5, §6, §22 — Volltext im Rechtsinformationssystem des Bundes (RIS) unter ris.bka.gv.at; Meldebehörden-Information der Stadt Wien unter wien.gv.at; Bundesabgabenordnung für allgemeine Aufbewahrungspflichten; DSGVO Artikel 6 Abs. 1 lit. c für die Rechtsgrundlage der Aufbewahrung gegenüber Löschanträgen. Dieser Artikel ist allgemeine Information, keine Rechtsberatung.
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