Ich bin Prabin. Mein Partner Matthias und ich betreiben 12 Kurzzeitvermietungen in ganz Wien. Virtual Host AI ist als Tool entstanden, das wir uns um 2 Uhr morgens selbst gebaut haben — weil wir neben unseren Hauptjobs mit den Gästenachrichten nicht mehr nachkamen.
Matthias führt Social Bunny Marketing. Ich bin Softwareentwickler. Die Kurzzeitvermietung fing als Nebenerwerb an — ein Apartment in Wien, dann noch eins, dann noch eins. Innerhalb von zwei Jahren betreuten wir zwölf in unterschiedlichen Stadtteilen, alle über Smoobu, und hielten trotzdem unsere Hauptjobs.
Wir wussten nicht, worauf wir uns einlassen. Niemand sagt dir, dass der Großteil der Arbeit weder Putzen noch Preisgestaltung noch Fotografie ist — es ist das ständige Beantworten derselben fünf Fragen, immer wieder, von Gästen, die bereits vor der Tür stehen.
Ich war an einem Tag in der Arbeit — mit echtem bezahlten Gehalt — als mir etwas klar wurde: 70 % der Gästenachrichten, die ich in jeder freien Minute beantworten wollte, stellten Fragen, deren Antworten längst in der Apartment-Anleitung standen, die wir ihnen geschickt hatten.
WLAN-Passwort. Check-in-Anweisungen. Parken. Müllabfuhr. Alles stand im PDF, das sie 48 Stunden vorher heruntergeladen hatten. Aber wer liest im Urlaubsmodus schon ein PDF? Ich nicht. Du auch nicht. Sie auch nicht. Sie wollten einfach den Schlüssel und jemanden, der ihnen sagt, welchen Knopf man an der Kaffeemaschine drücken muss.
Und das ist auch in Ordnung. Dafür ist ein Gastgeber da. Aber ein Gastgeber mit einem Hauptjob kann um 14:00 Uhr dienstags im Meeting nicht die WLAN-Frage beantworten.
Apartment-Name, Gast-Name, Anreisedatum, die von mir geschriebene Anleitung, der Check-in-Code. Alles lag in Smoobu bereit. Was gefehlt hat, war nur etwas Intelligentes, das aus der Anleitung die richtigen Fakten zieht und dem Gast in seiner Sprache in Sekunden antwortet.
Also baute ich einen Prototyp. Viel Trial and Error — die erste Version teilte dem Gast selbstbewusst mit, das WLAN stehe „wie im Willkommenspaket beschrieben", also genau die Nicht-Antwort, die uns in diese Lage gebracht hat. Nach ein paar Iterationen funktionierte es: Die Anleitung wurde gelesen, in der Sprache des Gastes geantwortet, die Antwort kam in unter einer Minute.
Der Prototyp funktionierte — bis er es nicht mehr tat. Einmal schrieb eine Gästin „mein Mann ist zusammengebrochen, ich brauche Hilfe", und das Tool antwortete freundlich mit Notrufnummern, obwohl die Gästin in diesem Moment einen Menschen brauchte. Ein anderes Mal war ich bereits mit einem Gast in einem Chat, und der Bot schickte hilfsbereit eine zweite Antwort auf meine drauf. Peinlich.
Mir wurde klar: Ein Prototyp, der nur Antworten schickt, reicht nicht. Das eigentliche Produkt ist der Teil, der weiß, wann er aufhören muss. Ich baute einen Interventions-Schild — sobald ich einem Gast antworte, pausiert die KI für eine Stunde. Ich baute eine Eskalations-Engine — Notfall-Keywords landen sofort per Telegram auf meinem Handy. Ich baute Übergabe-Zustände für „Gast ist wütend", „Gast ist verwirrt", „Gast braucht mich persönlich".
Erst als diese Leitplanken standen, konnte ich das System wirklich laufen lassen, während ich in der Arbeit war. Das war der Moment, in dem der Prototyp aufhörte, ein Prototyp zu sein.
Matthias und ich sind nicht die einzigen Smoobu-Nutzer. Es gibt Tausende von uns — Nebenerwerb-Vermieter, kleine Portfolios, Hausverwaltungen, die sich kein Concierge-Team leisten können. Jeder beantwortet im Jahr hundertmal dieselbe WLAN-Frage.
Also machten wir aus dem internen Tool ein Produkt. Smoobu mit einem Klick verbinden. Preis pro Apartment, keine Pakete, keine Einrichtungsgebühr. Jederzeit kündbar. 14 Tage volle Rückerstattung nach österreichischem §11 FAGG — ein Klick, keine Formulare.
Die Nachrichten-Automatisierung war der Anfang. Diese Features kamen dazu, als in unserem eigenen Betrieb neue Probleme auftauchten:
Das Feature, mit dem die Firma begann. Gemini liest die Nachricht, holt die passenden Fakten aus der Apartment-Anleitung und antwortet in der Sprache des Gastes — meist in unter 30 Sekunden. Pausiert, sobald du selbst übernimmst. Eskaliert, wenn du persönlich gebraucht wirst.
An einem Morgen um 9 Uhr sah ich: ein Gast checkt um 11 aus und die nächste Anreise ist erst um 15 Uhr. Ich dachte „Ich könnte einen Late-Check-out für 20 € anbieten." Dann habe ich's vergessen. 20 € am Boden. Jetzt findet das System diese Lücken für jede Buchung und schickt dir eine Telegram-Karte: freigeben, ablehnen, fertig. Die meisten Hosts verdienen die Abo-Kosten mit einem Upsell im Monat wieder rein.
Unsere Reinigungskräfte haben uns jeden Freitag eine Tabelle abverlangt — wer kommt an, wie viele Gäste, Sonderwünsche, um welche Uhrzeit. Wir schieben jetzt jede Smoobu-Buchung in einen geteilten Google-Kalender mit Gast-Name, Personenzahl, Ankunftszeit und Extras (Babybett, Schlafcouch, späte Schlüsselübergabe) direkt in der Ereignis-Beschreibung. Die Reinigung plant ihre Route vom eigenen Handy aus.
Wir haben eine minimalistische Mobil-App für unsere Reinigungskräfte gebaut, damit sie nicht mehr anrufen müssen, wenn was unklar ist. Sie sehen die heutigen Apartments, Ankunftszeit, Personenanzahl, Extras und die Zugangs-Infos. Läuft auf ihrem eigenen Handy, installiert sich wie eine App, Login per E-Mail-OTP.
Jede österreichische Gemeinde verlangt die Meldung jedes Gastes — die TourismusStatistik in Wien, vergleichbare Register in den anderen Bundesländern. Das manuell für zwölf Apartments zu machen, ist ein Teilzeitjob. Wir haben ein Ein-Klick-Formular gebaut, das der Gast am Handy vor der Anreise ausfüllt — und wir leiten die Daten an das jeweils zuständige Register weiter, egal wo in Österreich dein Apartment steht.
Die meisten Hosts haben schon ein Willkommens-PDF. Lad es rein — wir parsen WLAN-Passwort, Check-in-Anweisungen, Restaurants in der Nähe, Hausregeln und ein Dutzend anderer Felder automatisch. Die KI nutzt die strukturierte Version für präzise Antworten, statt aus einem rohen PDF-Blob zu raten.
Unsere Gäste kommen aus Warschau, Seoul, Rom, Istanbul, São Paulo, Dubai. Gemini antwortet in der Sprache, in der die Nachricht kommt — kein Schalter, keine Konfig. Wir haben deutsche Hosts ohne Englisch-Kenntnisse gesehen, die japanische Buchungen komplett über die App abwickeln, ohne einen Finger zu krümmen.
Der österreichische §11 FAGG gibt dir 14 Tage, von einem neuen Abo zurückzutreten. Bei den meisten Firmen versteckt sich das hinter einer Support-E-Mail. Wir haben einen Button in die Einstellungen gebaut — „Alles kündigen + zurückerstatten" — der jede jemals an uns gezahlte Rechnung auf einen Klick retourniert. Denn wenn wir in zwei Wochen dein Vertrauen nicht verdienen, sollten wir dein Geld auch nicht behalten.
Wir haben unsere Hauptjobs nicht gekündigt und planen das auch nicht. Virtual Host AI ist klein, fokussiert und nachhaltig — es wächst, wenn unsere eigenen Apartments uns ein neues Problem bringen, das wir in Code lösen.
Jedes Feature auf dieser Seite nutzen wir zuerst selbst, in unseren eigenen 12 Apartments, bevor wir es an dich ausliefern. Wenn wir's der WLAN-Frage unserer eigenen Gäste nicht zutrauen würden, liefern wir's nicht aus.
Gebaut in Wien. In Österreich registriert. Verantwortlich gegenüber dem österreichischen Konsumentenschutz. Und wenn du eine E-Mail an support@virtualhost.at schickst, schreibst du direkt einem von uns — nicht einer Ticket-Warteschlange.
Smoobu mit einem Klick verbinden. Erste Gast-Antwort in unter 10 Minuten. Jederzeit kündbar — 14 Tage volle Rückerstattung.