Die meisten SaaS-Onboardings versprechen „5 Minuten" und dauern eine Stunde. Wir wollten tatsächlich 10 Minuten schaffen — für ein 5-Apartment-Portfolio. Hier ist genau, was passiert, Schritt für Schritt, damit du weißt, was dich erwartet, bevor du startest.
Die Zeiten unten stammen aus echten Erst-Sessions mit Hosts, die Virtual Host AI nie zuvor benutzt haben. Nichts ist inszeniert.
Minute 0–1: Konto
Auf agent.virtualhost.at/register gehen, E-Mail eingeben, Passwort setzen, per Verifizierungs-Link bestätigen. Fertig. Unsere Registrierungs-Seite ist bewusst kurz — keine Firmen-Adresse, keine UID, kein „Wie hast du von uns gehört"-Feld. Das kommt später beim Checkout.
Minute 1–2: Smoobu-API-Schlüssel finden
Falls du deinen Smoobu-API-Schlüssel nicht schon hast, ist das der einzige Teil des Onboardings außerhalb unserer App. Bei Smoobu einloggen, Einstellungen → API, Schlüssel kopieren. Es ist eine lange zufällige Zeichenkette. Smoobu bietet das jedem Host auf den bezahlten Plänen an — wenn du eine Upgrade-Wand siehst, bist du im falschen Tier.
Den Schlüssel in die Verbindungen-Seite von Virtual Host AI einfügen. Auf „Verbinden" klicken.
Minute 2–3: Apartment-Import
Sobald der API-Schlüssel validiert ist, ziehen wir deine Apartments aus Smoobu. Für ein 5-Apartment-Portfolio dauert das etwa 3 Sekunden. Für größere (20+) bis zu 15 Sekunden. Jedes Apartment erscheint auf der Verbindungen-Seite mit Smoobu-Name, ID (letzte 6 Ziffern) und einem Status-Badge „Erkannt".
Apartments sind an dieser Stelle noch nicht „aktiv" — nur erkannt. Keine KI, keine Automatisierung, keine Abrechnung.
Minute 3–5: Leitfaden hochladen (oder überspringen)
Für jedes Apartment, auf dem du Automatisierung aktivieren willst, brauchst du einen Apartment-Leitfaden — das Dokument, das die KI als Quelle der Wahrheit nutzt. Du hast drei Optionen:
- PDF hochladen. Dein bestehendes Haushandbuch-PDF in den Leitfaden-Editor ziehen. Unser Smart-Guide-Import extrahiert typisierte Felder (Check-in-Zeit, WLAN, Parkplatz, etc.) in unter 10 Sekunden. Prüfen, anpassen, speichern. ~2 Minuten pro Apartment.
- Plain-Text einfügen. Wenn dein Leitfaden als Word-Dokument oder E-Mail vorliegt, einfach den Text einfügen. Wir verarbeiten ihn gleich.
- Jetzt überspringen. Du kannst KI später aktivieren, sobald der Leitfaden da ist. Kalender-Sync und Smoobu-Integration funktionieren ohne Leitfaden.
Hosts, die ihren Apartment-Leitfaden nie dokumentiert haben, stellen fest, dass dieser Schritt die eigentliche Zeit-Investition ist — ggf. 15–30 Minuten, um einen Leitfaden von Grund auf zu schreiben, falls keiner existiert. Hast du schon einen, sind es zwei Minuten.
Minute 5–6: Abo abschließen
Die Abo-Seite öffnen und Basic, Pro oder Premium wählen. Unsere Preis-Seite hat die Aufschlüsselung; die meisten Hosts starten mit Pro (€26,90 pro Apartment pro Monat) für Telegram-Eskalationen und Kalender-Sync.
Die Menge entspricht standardmäßig der Anzahl deiner importierten Apartments. Bei 5 Apartments wählt sie 5 vor. Ändere das, wenn du nur manche aktivieren willst. Bestätigen und du wirst zu Stripe Checkout geleitet — Kartendaten, ggf. UID, ein Klick zum Abschluss.
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Minute 6–7: Apartments aktivieren
Zurück auf der Verbindungen-Seite zeigt jedes Apartment einen „Aktivieren"-Button. Klicken, um das Apartment in deinem Konto zu aktivieren. Für jedes weitere wiederholen, das du laufen lassen willst. Die Aktivierung selbst ist gratis — sie markiert das Apartment nur als verwaltet.
Mit aktivem Abo verbraucht jedes aktivierte Apartment einen Slot deiner Menge. Mehr aktivieren? Die Seite fordert dich auf, einen weiteren Slot zu kaufen.
Minute 7–8: Funktionen pro Apartment aktivieren
Auf der Apartment-Seite hat jedes Apartment Schalter: Autopilot (KI-Nachrichten), Kalender-Sync, Upselling (nur Premium), E-Mail-Benachrichtigungen, Telegram-Benachrichtigungen. Aktiviere, was du willst.
Für Autopilot konkret verlangen wir einen vorhandenen Leitfaden — sonst hat die KI nichts, worauf sie antworten kann. Wenn du den Leitfaden-Schritt vorher übersprungen hast, bleibt der Autopilot-Schalter deaktiviert, bis du zurückgehst und einen hochlädst.
Minute 8–9: Telegram verbinden (Pro und Premium)
Die Benachrichtigungs-Einstellungen öffnen. „Telegram verbinden" klicken. Ein Deep-Link öffnet Telegram mit unserem Bot; du schickst /start, wir erkennen dich, die Verbindung ist live. Eskalationen landen ab jetzt hier.
Wenn du auf Basic bist, überspring das — deine Eskalationen kommen per E-Mail.
Minute 9–10: Erste Gästennachricht
Wenn du eine aktive Reservierung mit offenem Gäste-Thread hast, greift die Automatisierungs-Pipeline sie binnen des nächsten 15-Sekunden-Zyklus auf. Die KI liest die letzte Gäste-Nachricht, vergleicht sie mit dem Apartment-Leitfaden und antwortet entweder direkt oder eskaliert an dich.
Die Antwort siehst du binnen Sekunden in Smoobu landen. Die erste ist meist surreal — deine WLAN-Frage wurde gerade von etwas beantwortet, das du vor zehn Minuten eingerichtet hast.
Was tatsächlich im Hintergrund passiert
Unter der Haube bootstrappt in diesen zehn Minuten überraschend viel Infrastruktur:
- Dein Smoobu-API-Schlüssel wird verschlüsselt (separater Key vom JWT-Secret) und pro Konto gespeichert
- Apartment-Zeilen werden mit Smoobu-IDs als global-eindeutigem Anker angelegt
- Gäste-Reservierungen und Nachrichten-Historie werden importiert (bis 90 Tage rückwärts)
- Deine Apartment-Leitfäden werden in typisierte Felder geparst
- Stripe-Customer und -Subscription werden angelegt
- Die 14-Tage-FAGG-Uhr startet (siehe unsere Aufschlüsselung der Rückerstattungs-Richtlinie)
- Die Automatisierungs-Pipeline pollt deinen Posteingang jetzt alle 15 Sekunden
Nichts davon braucht deine Aufmerksamkeit. Das Ziel ist, dass du nichts davon siehst — nur das Ergebnis.
Was länger als 10 Minuten dauert
Ehrlichkeit: Es gibt zwei Szenarien, in denen das Onboarding länger dauert.
Du hast noch keine Apartment-Leitfäden. Einen richtigen Leitfaden von Grund auf zu schreiben — WLAN, Check-in, Parkplatz, Hausregeln, lokale Tipps — kostet 30–60 Minuten pro Apartment. Das ist der größte Einzelzeit-Aufwand des Onboardings. Wir können das nicht abkürzen, weil die KI deine Stimme wirklich braucht. Extraktion beschleunigen wir nur, wenn der Inhalt existiert. Die meisten Hosts schreiben den ersten Leitfaden langsam und nutzen dann unseren Bulk-Apply-Flow, um die Struktur auf die restlichen Apartments zu replizieren.
Du hast exotische PMS-Setups. Wir integrieren heute nur mit Smoobu. Falls du Hostaway, Guesty oder Lodgify nutzt, gibt es keine Abkürzung — wir sind mit denen noch nicht integriert. Auf der Roadmap, kein fester ETA.
Was an Tag 2 passiert
Nach dem Tag-1-Onboarding verbringt ein typischer Host 5–10 Minuten pro Tag damit, Eskalationen in Telegram zu prüfen, Upsell-Angebote freizugeben und gelegentlich den Apartment-Leitfaden aufgrund ungewöhnlicher Fragen anzupassen. Das ist der Normalzustand. Die 10-Minuten-Einrichtung ist echt; die 10 Minuten pro Tag Light-Touch-Management danach auch.
Mehr Kontext zum Tagesgeschäft: unsere Fallstudie einer Wiener Vermieterin mit vier Apartments.
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